Aujourd’hui, chère Audacieuse Créative, j’avais envie te parler d’une chose que je connais bien et que nous avons peut-être en commun toutes les deux : le travail en freelance ! 😎
Si toi aussi tu as la chance de connaître les joies de l’indépendance, peut-être t’arrive-t-il aussi d’en subir les quelques désagréments.
Je pense notamment à ce besoin perpétuel d’être au four et au moulin, avec une charge de travail parfois très dense (et une belle charge mentale aussi 😅) !
À vrai dire, cette impression terrible de passer sa vie à courir après le temps n’est pas toujours facile à gérer… Tu me diras, on ne s’ennuie pas au moins !
La bonne nouvelle, c’est que c’est loin d’être une fatalité et qu’il y a plein de façons de réinjecter de la motivation et de l’organisation dans notre quotidien pour rester concentré, travailler efficacement et être plus productif. 🎉
Alors, si tu as tendance à t’éparpiller en mode multitâche ou à être facilement déconcentrée, cet article est pour toi ! Et même si tu n’es pas freelance d’ailleurs, puisque les techniques d’organisation que je vais te présenter ici fonctionnent pour tout le monde ou presque ! 😉
Prête à donner un coup de boost à ton organisation au quotidien ? Let’s go ! 💫
La méthode Pomodoro : un super allié pour rester focus et dire stop à la procrastination !
As-tu déjà entendu parler de la méthode Pomodoro ? Si ce n’est pas le cas, je te recommande de l’essayer sans tarder ! Cette technique peut vraiment t’aider à gagner en motivation et en efficacité dans l’accomplissement de tes tâches ! 💪
Mais de quoi s’agit-il alors ?
Si tu comprends quelques mots d’italien, tu sais sans doute que le mot « pomodoro » signifie « tomate ». (Et là tu te dis : mais pourquoi elle me parle de tomates ??? Rien à voir avec la choucroute ! 🤣) En fait, tu vas vite comprendre… 😉
Inventée par un certain Francesco Cirillo à la fin des années 80, le nom de cette méthode s’inspire en fait du minuteur tomate que l’on retrouve souvent dans nos cuisines. Ce minuteur, qu’il prenne la forme d’un oeuf, d’un smartphone ou d’une application dédiée, est tout simplement LE socle la méthode !
Son principe s’appuie sur le fait que l’on est généralement plus efficace lorsque l’on travaille de façon intense et dans un laps de temps défini. Mais pour être tenable dans la durée, cette technique implique également de s’octroyer des pauses régulières, indispensables pour s’aérer l’esprit et recharger ses batteries.
Maintenant, entrons dans le concret ! Comment appliquer cette méthode pour travailler efficacement et augmenter sa productivité ?
Tu l’as compris, tu dois d’abord te munir de ton super minuteur à paillettes ✨(oui pourquoi pas ? 😆) et te mettre dans des conditions de concentration optimales, en éloignant toutes les sources de distraction (téléphone en mode avion ou à l’autre bout de la pièce, notifications coupées, seuls les onglets nécessaires ouverts sur ton ordinateur, etc.).
Maintenant que tu es dans les starting-blocks, lance un minuteur de 25 minutes, puis mets-toi au travail sans tarder ! 🎉 Dis-toi bien que tu pars pour un sprint et que tu dois mobiliser toutes tes capacités intellectuelles pour être efficace et abattre un maximum de travail dans ce laps de temps. 25 min quand tu es 100% focus, ça passe très vite, crois-moi ! ⏳
Quand les 25 minutes sont écoulées, accorde-toi une pause bien méritée de 5 minutes, si possible loin de ton écran pour marquer une vraie coupure. ☕
À l’issue de ces 5 minutes, relance ton minuteur pour un second round de 25 minutes (il faut savoir que 25 minutes = 1 pomodoro) et ainsi de suite jusqu’à la fin du 4e pomodoro après lequel tu pourras t’accorder une pause plus longue de 15 à 30 minutes. (Youpiiii !!! 😎🍸⛱️ )
Si la technique de base s’appuie sur 4 cycles de 25 minutes de travail entrecoupées de 5 minutes de pause à chaque fois, rien ne t’empêche de l’adapter avec des sessions plus ou moins longues, selon ta capacité de concentration et le type de tâches à effectuer.
Crois-moi, pour l’avoir testée, cette technique peut t’être d’une grande aide, notamment pour avancer sur les tâches au long cours qui peuvent facilement décourager. 😅
Et cela peut aussi fonctionner pour des tâches très courtes. Dans ce cas, tu peux les regrouper dans un bloc de microtâches que tu devras réaliser en un pomodoro top chrono ! Efficacité garantie ! 🎉
Eh oui, tu l’auras compris, rien de mieux qu’un système de décompte pour créer le petit sentiment d’urgence dont on a tous besoin pour se bouger le derrière 😆
Bref, si tu es débordée de travail ou que tu as tendance à te laisser distraire, je ne peux que t’encourager à dégainer ton minuteur et à faire des pauses régulières pour rester à fond tout au long de ta journée de travail ! ⏲️
Fonctionner par blocs de temps (time blocking) : le meilleur moyen de travailler efficacement !
Le travail par bloc de temps, aussi appelé time blocking en anglais, est une méthode particulièrement efficace qui s’appuie sur la planification des tâches. Il s’agit en fait de bloquer des créneaux de travail destinés à une tâche ou un type de tâches en particulier sur une durée déterminée dans ton calendrier.
Largement testée et approuvée, c’est certainement l’une des meilleures méthodes pour organiser son temps ! 💪🏻
Au lieu d’avoir une simple to do list (sachant que notre liste de tâches fait souvent 4km de long 😆) et d’aviser le jour même de l’ordre dans lequel tu vas effectuer tes missions, tu devras TOUT planifier en amont. Cela implique donc de décider à l’avance de la durée accordée à chacune de tes sessions et surtout de t’y tenir le jour J (ainsi tu auras tout intérêt à rester focus).
Il te faudra pour cela estimer le temps nécessaire à la réalisation de chaque tâche. Ensuite, tu n’auras plus qu’à placer des blocs de temps dédiés à chacune d’entre elles dans ton calendrier (avec un recul hebdomadaire ou mensuel de préférence). Le mieux est donc de prévoir des blocs de temps relativement longs pour être vraiment efficace et avancer suffisamment dans tes projets (au moins une ou 2h, voire une demie journée par exemple).
En fonctionnant de la sorte, tu as tout de suite un fil conducteur lorsque tu démarres ta journée et tu peux immédiatement passer à l’action, sans te poser de questions. 👍
Au-delà de te faire gagner en sérénité, c’est aussi un excellent moyen d’avoir une vision d’ensemble de ton planning, de prioriser et de mieux anticiper ton organisation lorsque de nouvelles tâches viennent s’ajouter. En procédant ainsi, tu pourras donner des délais plus réalistes à tes clients, voire refuser certaines missions qui n’auraient jamais pu tenir dans ton agenda, à moins d’y laisser ta santé (et t’épargner de belles crises de panique aussi 😱). Eh oui, pour éviter le burn-out, il faut savoir savoir dire non parfois. 😬
Pour anticiper d’éventuels imprévus (bug technique, journée de mood down, problème avec un client…) ou erreurs d’estimation, je te conseille de voir large et de rajouter un peu de temps à chacune de tes tâches, surtout pour les gros projets qu’on a plus de mal à estimer. Ainsi, n’hésite pas à t’ajouter 1 ou 2 blocs de rab 😉. Et si tu vas plus vite que prévu, c’est tant mieux ! (L’occasion de faire autre chose, de rallonger le bloc de temps de la tâche suivante ou de t’accorder un petit break) 😉
Rappelle-toi que plus tu iras loin dans la planification, plus tu seras sereine pour les jours à venir avec une vision bien plus claire de ton programme et de ta capacité à tout boucler dans les temps.
Ce système de time blocking devrait vraiment t’aider à travailler efficacement dans la mesure où il permet d’être mieux concentrée sur les tâches à effectuer et de laisser les distractions de côté en passant en mode « Deep Work« .
Le fait d’avoir placé ton bloc de temps dans ton planning et que tout soit sous contrôle te permet d’être 100% consacrée à la tâche en cours, d’éviter la procrastination et de ne pas te laisser polluer l’esprit par des choses qui n’ont rien à voir.
Pour moi, c’est vraiment la clé pour travailler plus vite, mais aussi plus sereinement.
Alors, si ce n’est pas déjà fait, je t’invite à tester cette méthode de toute urgence. Tu verras, ça change la vie ! 🥰
Le batching : regrouper les tâches similaires pour gagner du temps
Batching tu dis ? Mais qu’est-ce que c’est que ce concept encore ? 😂
Tout comme le batch cooking 👩🍳, qui te dit sans doute quelque chose (une pratique très à la mode ces derniers temps), le batching consiste à regrouper toutes ses tâches similaires pour les effectuer lors d’un même créneau de travail. 🗓️
Le fait de rassembler ces tâches qui se ressemblent permet de rester dans la même dynamique et évite de perdre du temps en alternant différentes actions, surtout si elles n’ont rien à voir entre elles (ou comment zigzaguer plutôt que de suivre une ligne droite 🤪🤣)
Appliquer cette technique de productivité évite, d’une part, d’avoir à changer d’outils de travail à chaque fois, mais aussi de se perdre en chemin en passant sans cesse du coq à l’âne (le meilleur moyen de se déconcentrer tu t’en doutes !).
Pour te donner un exemple concret, imagine-toi enchaîner tes tâches dans cet ordre :
Créer une facture > rédiger une publication > créer le visuel de la publication > répondre à un mail client > créer une autre facture > créer un nouveau visuel pour une autre publication > répondre à un autre mail client > rédiger un devis et ainsi de suite ! 😅
Ça fait pas mal de tâches accomplies certes, mais as-tu vraiment optimisé ton temps en procédant ainsi ? De toute évidence, ce n’est pas la meilleure approche pour être performant…
A la place, n’aurait-il pas été plus efficace de regrouper toutes les tâches similaires lors d’une même session de travail ? Oh que oui ! 😉
Alors, pour travailler en mode batching, il faut plutôt procéder ainsi : gérer tous tes emails au même moment, les uns après les autres, gérer toutes tes tâches administratives lors de la session suivante (regrouper la création des factures et devis), puis créer tous tes visuels Canva lors d’une autre session, etc, etc. Beaucoup plus fluide n’est-ce pas ?
Ce qui est génial également, c’est que tu peux regrouper tes tâches selon différents critères, pour que cela colle au mieux aux spécificités de ton métier, à ton rythme personnel et à ta manière de fonctionner.
Tu peux rassembler les tâches similaires comme nous venons de le voir, mais aussi regrouper tes actions selon leur difficulté et le niveau de concentration qu’elles te demandent (la rédaction ne demande le même type d’effort qu’une mise en page par exemple).
Si tu combines cette approche avec le time blocking, tu peux même placer ces créneaux de travail à des horaires qui pour toi sont plus propices à la concentration pour te mettre en mode deep work. En effet, nous avons toutes des rythmes différents et pour booster sa productivité le mieux est encore de s’écouter ! 💗
Pour travailler efficacement, tu dois gérer ton temps comme tu l’entends, sans forcément tenir compte des heures de travail conventionnelles (si tu es plus efficace entre 22h et 1h du matin, alors vas y ! 🙌)
Comme tu peux le voir, cette approche de la gestion des tâches est un excellent moyen de travailler plus intelligemment et d’optimiser son organisation !
Pour que tu comprennes à quel point cette méthode de travail est limpide, voici ci-dessous un petit exemple d’avant-après sur un planning. Ça change tout n’est-ce pas ?
Et depuis le début du mois d’octobre, je vais même plus loin avec cette méthode d’organisation ! Voici ce que j’ai mis en place et que je teste actuellement :
- Je mets des couleurs par type de tâches, pour m’y repérer visuellement.
- Je place mes rdv et calls seulement les mercredis et jeudis.
- Je bloque du temps le lundi matin pour entrer en douceur dans ma semaine, et le vendredi aprèm pour prévoir une zone tampon et/ou en sortir en douceur.
- Je note à l’avance (et avant toute chose) les jours fériés, mes vacances, mes loisirs et activités persos.
Voici à quoi peut ressembler une « semaine type » pour moi :
Cela fait un mois que je fonctionne comme ça, et sincèrement, je m’y retrouve beaucoup plus ! 🙏🏻 Je sui plus détendue, moins stressée, et j’avance même mieux ! Je te conseille vraiment d’appliquer ces quelques tips toi aussi ! 😊
Bien s'organiser dans sa création de contenus pour communiquer comme une pro !
Maintenant que tu as pris de bonnes habitudes dans ton organisation de travail, passons à un aspect plus particulier de ton planning : la production de contenus ! ⌨️
Si tu as commencé à mettre en place une stratégie de contenus pour ta communication, tu sais sans doute que cela peut vite devenir chronophage, surtout si ce n’est pas ton métier !
Alors, comment faire pour travailler efficacement sur tes publications, articles, newsletters et autres podcasts ? Comment éviter d’y passer des heures ou de t’éparpiller en publiant au jour le jour, sans aucune régularité ?
Cela pourrait se résumer à un outil indispensable : ton calendrier éditorial ! 📅
Comme nous venons de le voir, pour être productif et régulier, rien ne vaut une bonne planification ! ✌️
Mais comment procède-t-on exactement ?
Voici un plan d’action qui devrait t’aider à prendre de l’avance et à mieux t’y retrouver dans ta création de contenus :
1. Commence par trouver le bon outil pour ton planning éditorial (Notion, Trello, Click Up, Asana, Google sheets, tu as le choix). Pour ma part, je te conseille plutôt d’utiliser Notion (mon chouchou 🤗), Trello (plus facile d’accès) ou ClickUp, car ces outils te permettront de tout centraliser : les dates de publications bien sûr, mais aussi les textes et images, ainsi que toutes sortes d’informations relatives à tes contenus (type de publication, réseau social ou canal utilisé, contributeurs, liens, sources d’inspiration, infos SEO, niveau d’avancement, checklist de tâches, etc.).
2. Bloque une session brainstorming dans ton planning afin de lister toutes les idées de contenus qui te passent par la tête (en mode batching donc) avec le canal de diffusion choisi (newsletter, article de blog, post instagram, etc), puis positionne-les dans ton calendrier afin de prioriser ta production.
3. À un autre moment, sur un nouveau bloc de temps donc, prévoit une session intense de rédaction pour avancer le plus possible sur les différentes idées préalablement trouvées. Ici, tu devras uniquement te concentrer sur les textes pour développer ton sujet (choisis pour cela un moment où ton niveau de concentration est optimal).
4. Bloque-toi une nouvelle session de travail dédiée à la création de tes visuels (tu peux aussi le faire avant la rédaction si tu préfères). Pour créer ces derniers, n’hésite pas à utiliser l’outil Canva qui te fera gagner un temps précieux (à moins que tu maîtrises Photoshop bien sûr 😉).
5. Après avoir tout relu et vérifié à tête reposée (un autre jour idéalement), tu peux enfin tout programmer dans ton outil de programmation (Facebook Creator studio, Tailwind, Planoly, Later pour les réseaux sociaux, Mailchimp ou Sendinblue pour tes newsletter, WordPress pour ton blog, etc.).
Et voilà ! Si tu as suffisamment anticipé (en créant un mois de contenus à l’avance par exemple), tu devrais avoir l’esprit tranquille !
Attention, n’oublie pas de planifier tes prochaines sessions de création de contenus pour le mois suivant, pour être sûre de rester régulière. 😉
Comme tu peux le constater, tous les systèmes d’organisation et de gestion du temps que nous venons de voir sont totalement compatibles entre eux et très complémentaires. Alors, n’hésite pas à tous les tester ! Tu devrais appréhender ton travail de façon totalement différente, crois-moi ! 🙌
Tu l’auras compris, il n’y a pas de secret : être mieux organisé est vraiment la clé pour maîtriser son temps et travailler efficacement !
La bonne nouvelle c’est que tu ne vas pas forcément travailler plus, mais certainement travailler mieux ! Enfin, tu vas pouvoir dire au revoir à la procrastination et reprendre le contrôle de ton temps. 🎉
J’ai hâte de savoir si ces méthodes pour améliorer la productivité ont pu t’aider à devenir plus efficace, alors n’hésite pas à témoigner en commentaire ou à venir m’en parler en MP sur mon compte Instagram !
Tu souhaites te créer une belle identité visuelle pour ta production de contenus ? Va vite jeter un oeil à mes freebies ainsi qu’à mon Programme Identité & Com’. Je t’y transmets tout ce que tu dois savoir pour te créer une image professionnelle et commencer à communiquer pour ton business ! 🚀
(N’oublie pas d’enregistrer cet article dans ton compte Pinterest ! 👇🏻)